Wie wir mit deinen Daten umgehen.

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenbearbeitung auf dieser Website ist:

helfen helfen Schweiz
Bruderholzstrasse 60
CH-4053 Basel
E-Mail: hallo@helfen-helfen.swiss
Telefon: +41 61 511 28 40

2. Allgemeines

Der Schutz deiner persönlichen Daten ist uns wichtig. Wir bearbeiten deine Personendaten im Einklang mit dem schweizerischen Bundesgesetz über den Datenschutz (nDSG) und, soweit anwendbar, der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Diese Datenschutzerklärung informiert über Art, Umfang und Zweck der Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit unserer Website und unseren Dienstleistungen.

3. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

3.1 Beim Besuch der Website

Beim Aufrufen unserer Website werden automatisch folgende Daten erfasst und in Server-Logfiles gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Übertragene Datenmenge
• Meldung über erfolgreichen Abruf
• Browsertyp und Betriebssystem
• Website, von der der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)

Diese Daten werden ausschliesslich zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs der Website und zur Verbesserung unseres Angebots ausgewertet.

3.2 Kontaktformulare

Wenn du unser Kontaktformular nutzt, werden die von dir eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht und ggf. weitere Angaben) zum Zweck der Bearbeitung deiner Anfrage bearbeitet. Die Daten geben wir nicht an Dritte weiter, ausser an unsere Auftragsbearbeiter (siehe 5).

Du kannst deiner Nachricht bis zu drei Dateien anhängen (PDF, JPG, PNG oder Word). Wir verwenden sie nur, um deine Anfrage zu bearbeiten. Sie liegen geschützt auf unserer Website bei Cyon AG in der Schweiz, sind nicht öffentlich abrufbar und gehen mit deiner Nachricht per E-Mail an unsere Geschäftsstelle (siehe 5.3). Deine Anfrage löschen wir samt Anhängen spätestens zwölf Monate nach Eingang. Kreuzt du im Formular den Newsletter an, geben wir Name, E-Mail-Adresse und, falls angegeben, Telefon und Organisation an Mailchimp weiter (siehe 3.3). Ohne Haken übertragen wir nichts.

3.3 Newsletter

Wenn du unseren Newsletter abonnierst, verwenden wir deine E-Mail-Adresse zum regelmässigen Versand. Du erhältst den Newsletter erst, wenn du das Abonnement in einer separaten E-Mail bestätigst (Double-Opt-in). Die Abmeldung ist jederzeit möglich, ein entsprechender Link ist in jedem Newsletter enthalten.

Für den Versand nutzen wir den Dienst Mailchimp (The Rocket Science Group LLC, USA). Mailchimp speichert deine E-Mail-Adresse, deinen Namen und, wenn du dich über ein Anmeldeformular einträgst, dein Geschlecht für die Anrede. Mailchimp wertet zudem aus, ob ein Newsletter geöffnet wurde. Die Daten werden in die USA übermittelt. Die Rocket Science Group LLC ist unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, das nach Beschluss des Bundesrats einen angemessenen Datenschutz gewährleistet. Wir bewahren die Angaben auf, solange dein Abonnement besteht.

3.4 Spendenformular

Für die Abwicklung von Spenden nutzen wir den Zahlungsdienstleister Payrexx AG (Schweiz). Bei einer Spende werden deine Zahlungsdaten direkt an Payrexx übermittelt und dort verarbeitet. Wir erhalten keine Kreditkartennummern. Payrexx übermittelt uns Betrag, Datum, Zahlungsmittel und die Angaben, die du im Spendenformular machst.

Wünschst du eine Spendenbescheinigung, erstellen wir sie aus Name, E-Mail-Adresse, Adresse, Betrag und Datum und senden sie dir per E-Mail. Diese Angaben speichern wir zudem in unserer Buchhaltungssoftware Bexio (Bexio AG, Schweiz). Spenden und Bescheinigungen bewahren wir während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren auf (Art. 958f OR). Spendest du nach deiner Anmeldung zu einer Veranstaltung, übernehmen wir Name und E-Mail-Adresse aus der Anmeldung.

3.5 Anmeldung zu Veranstaltungen

Wenn du dich zu einer Veranstaltung anmeldest oder abmeldest, zum Beispiel zum Anerkennungspreis, bearbeiten wir die Angaben aus dem Formular: Name, Anrede, akademischer Titel, Geschlecht, E-Mail-Adresse, Telefon, Organisation und Funktion, Verband, die Namen auf der Urkunde, Angaben zu Bühnenzugang, Abendessen, Menü, Anreise, Shuttle und Übersetzung sowie besondere Bedürfnisse, falls du welche angibst. Dazu kommen der Stand deiner Anmeldung und unser Entscheid zur Freigabe. Wir verwenden die Angaben ausschliesslich für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung und um dich dazu zu informieren. Die Angaben werden auf unserer Website bei Cyon AG in der Schweiz gespeichert. Für die Planung übertragen wir sie zudem in eine Tabelle im Microsoft 365 unseres Vereins (siehe 5.3).

Angaben zu Menü, besonderen Bedürfnissen und Bühnenzugang können Rückschlüsse auf deine Gesundheit oder deine Religion zulassen. Sie sind freiwillig. Wir verwenden sie nur, um dich am Anlass zu unterstützen, und geben sie nur weiter, soweit es dafür nötig ist.

Empfänger: Für die Herstellung von Urkunden, Pokalen und Pins geben wir Name, Vorname und Organisationsname an beauftragte Dienstleister weiter, etwa eine Druckerei oder einen Gravurbetrieb. Das Catering erhält die Menüwünsche, soweit nötig. Partnerorganisationen, die den Anlass mittragen oder Auszeichnungen übergeben, erhalten die Angaben, die sie dafür brauchen, etwa um dir deine Auszeichnung zu übergeben, wenn du nicht teilnehmen kannst. Zur Weitergabe holen wir im Formular deine Einwilligung ein, ebenso für Fotos und Filmaufnahmen am Anlass.

Mit der Bestätigungsmail erhältst du einen persönlichen Link, über den du deine Angaben bis und mit 20. Oktober 2026 selbst ändern kannst. Gib ihn nicht weiter: Wer ihn kennt, sieht deine Angaben.

Wir bewahren die Angaben nur so lange auf, wie es für die Veranstaltung und ihre Nachbereitung nötig ist. Angaben zu Menü, besonderen Bedürfnissen und Bühnenzugang löschen wir spätestens am 31. März 2027, alle übrigen Angaben der Anmeldung spätestens am 31. Dezember 2027. Längere gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa für Spenden (siehe 3.4), bleiben vorbehalten. Den Newsletter erhältst du nur, wenn du ihn im Formular wählst und das Abonnement in einer separaten E-Mail bestätigst (siehe 3.3).

Für Personen unter 16 Jahren füllt eine erziehungsberechtigte Person die Anmeldung aus.

3.6 Aktion Merci

Auf helfen-helfen.swiss/merci/ kannst du auf Dankeskarten reagieren und selbst eine Karte einreichen.

Reaktionen: Damit jede Karte pro Person nur einmal gewürdigt wird, speichern wir zu jeder Reaktion einen Hashwert deiner IP-Adresse. Er entsteht mit einem täglich wechselnden Zufallswert, den wir nach sieben Tagen löschen. Danach lässt sich der Hashwert keiner IP-Adresse mehr zuordnen. Deine IP-Adresse selbst speichern wir dafür nicht.

Karten einreichen: Schreibst du eine Karte digital, speichern wir deinen Text, das Kartenmotiv, den Empfänger und, falls angegeben, deinen Namen. Lädst du ein Foto deiner Karte hoch, speichern wir das Bild. Angaben wie Aufnahmeort, Datum und Gerät entfernen wir dabei. Unser Team prüft jede Karte, bevor sie veröffentlicht wird. Veröffentlicht werden Text oder Bild, Empfänger und der angegebene Name. Möchtest du anonym bleiben, lass das Namensfeld leer. Die Botschaften geben wir an die Empfängerinnen und Empfänger weiter. Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir auch beim Einreichen einen Hashwert der IP-Adresse. Die Angaben liegen auf unserer Website bei Cyon AG in der Schweiz. Möchtest du, dass wir deine Karte entfernen, schreib uns an hallo@helfen-helfen.swiss.

4. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf deinem Endgerät gespeichert werden. Sie richten keinen Schaden an und enthalten keine Viren.

Technisch notwendige Cookies

Diese Cookies sind für den Betrieb der Website erforderlich und können nicht deaktiviert werden.

Analyse-Cookies

Wir setzen keine Analyse- oder Tracking-Cookies ein, die dein Verhalten über Websites hinweg verfolgen.

5. Drittdienste

5.1 Google Fonts

Die Schriften dieser Website sind lokal eingebunden. Es werden keine Daten an Google-Server übermittelt.

5.2 Hosting

Unsere Website wird bei Cyon AG (Schweiz) gehostet. Die Server befinden sich in der Schweiz.

5.3 Microsoft 365

Die E-Mails dieser Website, etwa Bestätigungen nach einem Formular, versenden wir über Microsoft 365. Dort legen wir auch die Anmeldungen zu Veranstaltungen für die Planung ab. Vertragspartner ist die Microsoft Ireland Operations Limited, Irland. Microsoft bearbeitet die Daten als Auftragsbearbeiterin nach unseren Weisungen. Dabei ist eine Übermittlung in Länder ausserhalb der Schweiz und der EU nicht ausgeschlossen, auch in die USA. Die Microsoft Corporation ist unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, das nach Beschluss des Bundesrats einen angemessenen Datenschutz gewährleistet.

5.4 Google Maps

Auf der Kontaktseite kannst du eine Karte von Google Maps (Google Ireland Limited, Irland) laden. Die Karte erscheint erst, wenn du auf «Karte laden» klickst. Erst dann stellt dein Browser eine Verbindung zu Google her und übermittelt dabei unter anderem deine IP-Adresse. Google kann Daten auch in den USA bearbeiten. Ohne Klick findet keine Verbindung statt.

6. Deine Rechte

Du hast folgende Rechte in Bezug auf deine Personendaten:

• Auskunftsrecht: Du kannst Auskunft über die von uns bearbeiteten Daten verlangen.
• Berichtigungsrecht: Du kannst die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Löschungsrecht: Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
• Widerspruchsrecht: Du kannst der Bearbeitung deiner Daten widersprechen.
• Datenportabilität: Du kannst die Herausgabe deiner Daten in einem gängigen Format verlangen.
• Widerruf: Eine Einwilligung, etwa für Fotos und Filmaufnahmen oder den Newsletter, kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Bearbeitung bis zum Widerruf bleibt rechtmässig. Bereits veröffentlichte Medienberichte können wir nicht zurückholen.

Wende dich dazu an: hallo@helfen-helfen.swiss

Du kannst dich zudem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.

7. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen ein, um deine Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt via SSL/TLS.

8. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht. Wir empfehlen, die Datenschutzerklärung regelmässig zu lesen.