Comment nous traitons vos données.

État : octobre 2026. En cas de divergence, la version allemande fait foi.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données sur ce site est :

helfen helfen Schweiz
Bruderholzstrasse 60
CH-4053 Bâle
E-mail : hallo@helfen-helfen.swiss
Téléphone : +41 61 511 28 40

2. Généralités

La protection de vos données personnelles nous tient à cœur. Nous traitons vos données personnelles conformément à la loi fédérale suisse sur la protection des données (nLPD) et, dans la mesure où il s’applique, au règlement général européen sur la protection des données (RGPD).

Cette déclaration de protection des données informe sur la nature, l’étendue et la finalité du traitement des données personnelles en lien avec notre site et nos prestations.

3. Collecte et traitement des données personnelles

3.1 Lors de la visite du site

Lorsque vous consultez notre site, les données suivantes sont automatiquement collectées et enregistrées dans les fichiers journaux du serveur :

• adresse IP de l’ordinateur qui fait la demande
• date et heure de l’accès
• nom et URL du fichier consulté
• volume de données transmis
• message indiquant si la consultation a réussi
• type de navigateur et système d’exploitation
• site depuis lequel l’accès a lieu (URL de référence)

Ces données sont exploitées uniquement pour garantir le bon fonctionnement du site et améliorer notre offre.

3.2 Formulaires de contact

Si vous utilisez notre formulaire de contact, les données que vous saisissez (nom, adresse e-mail, message et, le cas échéant, d’autres indications) sont traitées pour répondre à votre demande. Les données ne sont pas transmises à des tiers, sauf à nos sous-traitants (voir 5).

Vous pouvez joindre jusqu’à trois fichiers à votre message (PDF, JPG, PNG ou Word). Nous les utilisons uniquement pour traiter votre demande. Ils sont enregistrés de manière protégée sur notre site, chez Cyon AG en Suisse, ne sont pas accessibles publiquement et sont transmis avec votre message par e-mail à notre secrétariat (voir 5.3). Nous supprimons votre demande, pièces jointes comprises, au plus tard douze mois après sa réception. Si vous cochez la newsletter dans le formulaire, nous transmettons à Mailchimp votre nom, votre adresse e-mail et, si vous les indiquez, votre téléphone et votre organisation (voir 3.3). Sans cette case cochée, nous ne transmettons rien.

3.3 Newsletter

Si vous vous abonnez à notre newsletter, nous utilisons votre adresse e-mail pour l’envoi régulier. Vous ne recevez la newsletter qu’après avoir confirmé votre abonnement dans un e-mail séparé (double opt-in). Vous pouvez vous désabonner à tout moment ; chaque newsletter contient un lien à cet effet.

Pour l’envoi, nous utilisons le service Mailchimp (The Rocket Science Group LLC, États-Unis). Mailchimp enregistre votre adresse e-mail, votre nom et, si vous vous inscrivez via un formulaire d’inscription, votre genre pour la formule d’appel. Mailchimp analyse aussi si une newsletter a été ouverte. Les données sont transmises aux États-Unis. The Rocket Science Group LLC est certifiée selon le Swiss-U.S. Data Privacy Framework, qui garantit un niveau de protection adéquat selon la décision du Conseil fédéral. Nous conservons ces données tant que votre abonnement est actif.

3.4 Formulaire de don

Pour le traitement des dons, nous faisons appel au prestataire de paiement Payrexx AG (Suisse). Lors d’un don, vos données de paiement sont transmises directement à Payrexx et y sont traitées. Nous ne recevons aucun numéro de carte de crédit. Payrexx nous transmet le montant, la date, le moyen de paiement et les indications que vous saisissez dans le formulaire de don.

Si vous souhaitez une attestation de don, nous l’établissons à partir de votre nom, de votre adresse e-mail, de votre adresse, du montant et de la date, et vous l’envoyons par e-mail. Nous enregistrons aussi ces données dans notre logiciel de comptabilité Bexio (Bexio AG, Suisse). Nous conservons les dons et les attestations pendant le délai légal de conservation de dix ans (art. 958f CO). Si vous faites un don après votre inscription à une manifestation, nous reprenons votre nom et votre adresse e-mail de l’inscription.

3.5 Inscription à des manifestations

Lorsque vous vous inscrivez à une manifestation ou vous en désinscrivez, par exemple au prix national de reconnaissance « Die helfende Hand », nous traitons les données du formulaire : nom, civilité, titre académique, genre, adresse e-mail, téléphone, organisation et fonction, association, les noms figurant sur le diplôme, les indications relatives à l’accès à la scène, au dîner, au menu, à l’arrivée, à la navette et à la traduction ainsi que vos besoins particuliers, si vous en indiquez. S’y ajoutent l’état de votre inscription et notre décision de validation. Nous les utilisons exclusivement pour l’organisation et le déroulement de la manifestation et pour vous informer à ce sujet. Les données sont enregistrées sur notre site, chez Cyon AG en Suisse. Pour la planification, nous les transférons en outre dans un tableau de l’environnement Microsoft 365 de notre association (voir 5.3).

Les indications relatives au menu, aux besoins particuliers et à l’accès à la scène peuvent permettre de tirer des conclusions sur votre santé ou votre religion. Elles sont facultatives. Nous les utilisons uniquement pour vous accompagner lors de la manifestation et ne les transmettons que dans la mesure nécessaire.

Destinataires : pour la réalisation des diplômes, trophées et pins, nous transmettons le nom, le prénom et le nom de l’organisation à des prestataires mandatés, par exemple une imprimerie ou un atelier de gravure. Le traiteur reçoit les préférences de menu dans la mesure nécessaire. Les organisations partenaires qui soutiennent la manifestation ou remettent des distinctions reçoivent les données dont elles ont besoin, par exemple pour vous remettre votre distinction si vous ne pouvez pas venir. Nous vous demandons votre consentement à cette transmission dans le formulaire, de même que pour les photos et vidéos prises lors de la manifestation.

Avec l’e-mail de confirmation, vous recevez un lien personnel qui vous permet de modifier vous-même vos données jusqu’au 20 octobre 2026 inclus. Ne le transmettez pas : toute personne qui le connaît voit vos données.

Nous ne conservons les données que le temps nécessaire à la manifestation et à son suivi. Nous supprimons les indications relatives au menu, aux besoins particuliers et à l’accès à la scène au plus tard le 31 mars 2027, et toutes les autres données de l’inscription au plus tard le 31 décembre 2027. Les obligations légales de conservation plus longues, par exemple pour les dons (voir 3.4), demeurent réservées. Vous ne recevez la newsletter que si vous la choisissez dans le formulaire et confirmez votre abonnement dans un e-mail séparé (voir 3.3).

Pour les personnes de moins de 16 ans, l’inscription est remplie par la personne détentrice de l’autorité parentale.

3.6 Action Merci

Sur helfen-helfen.swiss/merci/, vous pouvez réagir aux cartes de remerciement et envoyer vous-même une carte.

Réactions : afin que chaque carte ne puisse être saluée qu’une seule fois par personne, nous enregistrons pour chaque réaction une valeur de hachage de votre adresse IP. Elle est calculée avec une valeur aléatoire qui change chaque jour et que nous supprimons après sept jours. Ensuite, la valeur de hachage ne peut plus être attribuée à aucune adresse IP. Nous n’enregistrons pas votre adresse IP elle-même à cette fin.

Envoyer une carte : si vous écrivez une carte en ligne, nous enregistrons votre texte, le motif de la carte, le destinataire et, si vous l’indiquez, votre nom. Si vous téléversez une photo de votre carte, nous enregistrons l’image. Nous en supprimons les indications telles que le lieu, la date et l’appareil de prise de vue. Notre équipe vérifie chaque carte avant sa publication. Sont publiés le texte ou l’image, le destinataire et le nom indiqué. Si vous souhaitez rester anonyme, laissez le champ du nom vide. Nous transmettons les messages à leurs destinataires. Pour prévenir les abus, nous enregistrons aussi lors de l’envoi une valeur de hachage de l’adresse IP. Les données sont enregistrées sur notre site, chez Cyon AG en Suisse. Si vous souhaitez que nous retirions votre carte, écrivez-nous à hallo@helfen-helfen.swiss.

4. Cookies

Notre site utilise des cookies. Les cookies sont de petits fichiers texte enregistrés sur votre appareil. Ils ne causent aucun dommage et ne contiennent pas de virus.

Cookies techniquement nécessaires

Ces cookies sont indispensables au fonctionnement du site et ne peuvent pas être désactivés.

Cookies d’analyse

Nous n’utilisons pas de cookies d’analyse ou de suivi qui retracent votre comportement d’un site à l’autre.

5. Services tiers

5.1 Google Fonts

Les polices de ce site sont intégrées localement. Aucune donnée n’est transmise aux serveurs de Google.

5.2 Hébergement

Notre site est hébergé chez Cyon AG (Suisse). Les serveurs se trouvent en Suisse.

5.3 Microsoft 365

Nous envoyons les e-mails de ce site, par exemple les confirmations après un formulaire, via Microsoft 365. Nous y enregistrons aussi les inscriptions aux manifestations, pour leur planification. Le partenaire contractuel est Microsoft Ireland Operations Limited, Irlande. Microsoft traite les données en qualité de sous-traitant, selon nos instructions. Un transfert vers des pays situés hors de Suisse et de l’UE, y compris vers les États-Unis, n’est pas exclu. Microsoft Corporation est certifiée selon le Swiss-U.S. Data Privacy Framework, qui garantit un niveau de protection adéquat selon la décision du Conseil fédéral.

5.4 Google Maps

Sur la page de contact, vous pouvez charger une carte de Google Maps (Google Ireland Limited, Irlande). La carte n’apparaît que lorsque vous cliquez sur « Charger la carte ». C’est seulement à ce moment que votre navigateur se connecte à Google et transmet notamment votre adresse IP. Google peut aussi traiter des données aux États-Unis. Sans clic, aucune connexion n’a lieu.

6. Vos droits

Vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d’accès : vous pouvez demander des renseignements sur les données que nous traitons.
• Droit de rectification : vous pouvez demander la rectification de données inexactes.
• Droit à l’effacement : vous pouvez demander l’effacement de vos données, sous réserve d’une obligation légale de conservation.
• Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données.
• Droit à la portabilité des données : vous pouvez demander la remise de vos données dans un format courant.
• Retrait du consentement : vous pouvez retirer à tout moment pour l’avenir un consentement, par exemple pour les photos et vidéos ou la newsletter. Le traitement effectué avant le retrait reste licite. Nous ne pouvons pas rappeler les articles de presse déjà publiés.

Pour cela, adressez-vous à : hallo@helfen-helfen.swiss

Vous pouvez aussi vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

7. Sécurité des données

Nous prenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre toute manipulation accidentelle ou intentionnelle, perte, destruction ou accès par des personnes non autorisées. La transmission est chiffrée via SSL/TLS.

8. Modifications

Nous nous réservons le droit d’adapter cette déclaration de protection des données à tout moment, afin qu’elle corresponde toujours aux exigences légales en vigueur. Nous vous recommandons de la consulter régulièrement.